No passado dia 15 de fevereiro, foi publicado o Decreto-Lei n.º 28/2019, com o intuito de regulamentar as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de Impostos.

De seguida, apresentamos-lhe as principais informações a reter desta legislação:

• O Decreto Lei 28/2019 no seu artigo 19, refere que todos os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de outra legislação.

• Esta obrigação diz assim respeito à faturação da empresa (em papel ou formato eletrónico), documentos de suporte à contabilidade (faturas recebidas e outros documentos da contabilidade) e registos informáticos da contabilidade.

• Se a questão dos registos informáticos da contabilidade nos diz diretamente respeito na maior parte dos casos, a não ser que contabilidade seja efetuada na vossa empresa, já a conservação dos documentos é da responsabilidade da empresa a quem pertencem os documentos.

• Podem as empresas optar por digitalizar os documentos e arquivar e conservar os documentos em suporte digital, mas tal operação deve ser feita com o rigor técnico que assegure que os documentos estejam legíveis em boa ordem e em segurança, com cópias de segurança em local distinto do arquivo central.

• Os sujeitos passivos vão ser obrigados a comunicar previamente onde se localiza o arquivo. Apesar de esta lei já estar em vigor, esta funcionalidade ainda não está disponível, o que deve acontecer em breve. A partir desse momento teremos 30 dias para comunicar o local de centralização do arquivo. Diz a Lei que deve ser um local onde os documentos possam permanecer em segurança e conservados em boa ordem.

• O arquivo digital dos movimentos contabilísticos para as empresas cuja contabilidade é efetuada nas instalações FERCOFIS, ficará da nossa responsabilidade, excepto para os clientes em que a contabilidade é efetuada nas suas instalações com os seus softwares a responsabilidade por este arquivo eletrónico é de cada cliente.

Para mais informações e/ou esclarecimento de dúvidas, contacte-nos: 253 213 478 | geral@fercofis.com